Etikett och etik för företagskorrespondens

Den moderna affärsverksamheten är sådan att endast 15% av medelstora och stora företagare som vill stärka sina positioner på marknaden uppnår sina mål. Det är av denna anledning att affärsmetikettens relevans ökar för att öka, eftersom bristande överensstämmelse med normerna av flera andra orsaker ofta leder till brist på användbara affärsrelationer.

I en bred tolkning av etik kallas en uppsättning allmänna principer som syftar till att reglera sociala relationer. Följaktligen behandlar etiken i affärsrelationer frågor som rör den antagna ordern och stilen för interaktion i affärssfären.

Detaljerade etiska aspekter av affärsrelationer är affärsetikett, bland annat förfarandet för förhandlingar, reglerna för företagsbeteende, affärstraditioner och ritualer, element i underordnad, sätt och stilar för kommunikation och skrivning samt frågor om korrekthet vid hantering av partners och företagskollegor.

Betydelsen av etik och etikett som komponent ligger i det faktum att den normativa bas som uppstått som en följd av lång praxis förenklar kommunikationen i stor utsträckning, vilket skapar ett förståeligt och tillgängligt sammanhang i affärssfären som gör det möjligt för dig att korrekt uppnå mål och spara tid.

Med andra ord talar vi om en särskild algoritm för att lösa affärsproblem, vilket gör det möjligt för oss att sätta och framgångsrikt uppnå de önskade affärsmålen på ett rationellt och konfliktfritt sätt. Äganderätten för denna algoritm gör det möjligt för oss att dra direkta slutsatser om graden av professionalism hos en affärspartner eller en motståndare i en affärstvist.

I detta sammanhang är det viktigt att följa följande allmänna principer:

• punktlighet överallt och i allt;
• informationssäkerhet;
• ljud altruism;
• gynnsam, lämplig för affärsmiljön bilden;
• kompetent muntligt och skriftligt tal
• följa reglerna för företags talkultur.

Typer av företagskorrespondens är olika och med en viss grad av konventionellhet kan de delas in i två huvudtyper:

• interstate - mellan statliga organisationer, utländska representanter och tjänstemän (olika anteckningar, memorandum och andra former) utgör delar av diplomatiska förbindelser,
• kommersiell - Bokstäver med halv officiell status som används inom affärsrelationerna mellan institutioner och organisationer.

Stilen att skriva ett officiellt brev, trots språkliga och vissa traditionella skillnader, har en viss gemensam grund och en grupp institutioner som utvecklats av den etablerade praxisen. Till exempel baseras ett antal krav på protokollets direktivitet, som bestäms av positionen för avsändarens och adressatens röst, av de ursprungliga inställningarna av ömsesidig respekt och korrekthet. Därför, oavsett typ av dokument, måste det strukturellt innehålla följande element:

• överklagande (adressatens officiella status)
• en komplimang (artigt brev)
• signatur;
• datum (dag, månad, år och plats för skrivandet av meddelandet);
• avsändarens adress (efternamn, officiell status, adress placeras längst upp eller ner på första sidan av brevet).

Dessutom finns ett antal regelverk direkt relaterade till bokstäverna:

• Affärsbrev skrivs på brevpapper eller pappersark enbart på deras framsida;
• pagination sker i arabiska siffror;
• Meddelanden körs i tryckt text;
• raderingar och korrigeringar är inte tillåtna i dokumentets kropp
• dokumentet är veckat text inuti;
• väntetiden för ett svar på brevet är inte mer än tio dagar.

Affärsmeddelandet bör ha ett tydligt mål och innehålla en fråga, och hela punkten i texten ska vara fullständigt och fullständigt föremål för innehållet, vare sig det är ett erbjudande om erbjudande, en kommersiell förfrågan eller helt enkelt relevant information.

Klassificeringen av affärsmeddelanden är olika och beror på deras funktionella och riktade orientering. Till exempel är bokstäverna:

• tillkännage;
• påminna;
• inbjudningar;
• informobzory;
• disposition;
• stödja;
• andra typer.

I kommersiell korrespondens är den mest typiska:

• sökfrågor;
• erbjuda;
• bokningar;
• klagomål;
• garantibevis.

Som en form av affärskommunikation, i strikt mening av definitionen, är bokstäverna indelade i två typer - affärs- och privatpersonal.

För företag ingår korrespondens mellan organisationer och institutioner. En privat officiell brev är ett meddelande som skickas till en institution av en privatperson, eller omvänt av en institution - till en privatperson.

Det finns ett antal företagskorrespondensregler.

• Brevet borde stimulera uppkomsten av affärsintresse från mottagaren, tydligt och på grundval av övertygande faktiska uppgifter, visa fördelarna med partnerskapet och otillräckligheten i att bryta partnerskapet. Texten ska vara uppmuntrande, motiverande för samarbete.
• Uppenbarelsen av överdrivna personliga känslor i en affärsbrev är inte det bästa sättet att bevisa sin sak och lösa problemet.
• För att undvika överbelastning och täppning av texten i brevet är det nödvändigt att undvika eventuella figurativa jämförelser, metaforer, allegorier och hyperbole.
• För en tydlig och kortfattad presentation av ämnet är det bättre att använda enkla meningar, undvikande av uppgifter och överdriven detaljering. Grundsidan av meddelandet bör endast stödjas av relevanta argument, som vanligtvis placeras i bilagorna till brevet (diagram, graf, digital data).
• I texten bör tilldelas stycken, som var och en representerar en oberoende tanke, börjar med en ny linje.

• I ett företagsskrivet meddelande bör beskrivande adjektiv, extra förtydliganden och detaljer inte användas. I slutet av skrivandet är det lämpligt att kontrollera dokumentet och eliminera fraser som inte bär det faktiska semantiska innehållet.
• Litteratur är ett grundläggande element i texten. Närvaron av stavning och andra fel i meddelandet är oacceptabelt.
• Att ange ämnet för brevet är obligatoriskt. Ämnet i dokumenten ska återspeglas kortfattat och rymligt, det sparar tid när man läser och positivt kännetecknar avsändaren. Om brevet skickas via e-post och innehåller särskilt viktig information, ska den vara försedd med en särskild "flagg" som finns tillgänglig i den elektroniska tjänsten.
• God läsbarhet av texten tillhandahålls av Arial eller Times New Roman-teckensnitt med en genomsnittlig teckensnittstorlek. Med speciellt behov är huvudidéer tillåtna i kursiv eller fet stil.

• I texten är det användbart att använda underrubriker (3-4), vilket ger en lättare förståelse av den angivna texten.
• Uppräkningar, listor och listor görs bäst med hjälp av specialmarkörer.
• Företagsmall (schema) - En utmärkt indikator på effektivitet och objektivitet i affärskommunikation.Det är särskilt relevant i företagsaspekten, eftersom det låter dig sticka ut i ett gynnsamt ljus och överensstämma med den officiella statusen.

Strukturen för affärsmeddelandet är typiskt. Traditionellt innehåller den:

• introduktion;
• huvuddelen;
• Slutligen.

Introduktionen sammanfattar syftet med brevet. Huvuddelen beskriver väsentligheten i frågan. Sammanfattningsvis är det önskvärt att sammanfatta innehållet i huvuddelen, till exempel i form av slutsatser. "Postskript" och olika typer av fotnoter är oönskade.

Sammanfattningsvis är olämpliga fraser som liknar manipuleringar, till exempel: "Jag hoppas på ett ömsesidigt fördelaktigt partnerskap" och så vidare. Det är bättre att säga adjö i ett företagsbrev med enkla fraser - "Hälsningar", "Hälsningar" och så vidare.

I nedre delen av meddelandet anges: F. I. O., officiell status, företagsnamn, är undertecknad. Kontaktnummer anges också.

Tabeller och diagram är bifogade i en separat fil (paket), vilket indikerar detta i slutet av brevet. Om det finns en grupp investeringar får de en inventering med namnen.

Du kan bara använda förkortningar och speciella förkortningar om du är säker på att mottagaren kommer att förstå dem.

För att göra texten mer logisk noggrann och konsekvent i affärsordförrådet används följande talfraser som bindemedel:

• av denna anledning
• baserat på det föregående;
• på grund av detta
• enligt uppgifterna
• på denna grund
• med hänsyn till;
• och andra.

I det virtuella rummet är affärsinteraktion, som representerar kommunikation i en miniatyr, specifik och kräver inte mindre överensstämmelse med relevant etikettregler. Kompetent arbete med brevet, enligt praxis, innebär genomförande av följande anmärkningar angående omfattning, språkstandarder, struktur och format.

• Temformens formel måste exakt matcha det ämne som anges i texten. Detta gör att du snabbt kan justera läsaren till önskat affärsmöte.
• Den optimala volymen av dokumentet som skickas via e-post, passar in i "en skärm", med en maximal mängd text - ett ark i A4-format.
• Den optimala storleken på bilagor - högst 3 MB.
• Sända filer rekommenderas att vara "förpackade" i standard zip- eller rar-kodningsarkiv. Andra blockeras ofta vid leverans.
• Hyperlänkar måste vara standard (blå, understruken).
• Svaret till adressaten ska placeras ovanpå, i början av brevet och inte nedanför. Detta sparar korrespondenten från över-och-tvungen rullning av föregående text.

• Du måste använda språket i brevet, den mest begripliga partnern. Frågan om lämpligheten att använda i meddelandet professionalism, företagsordförråd, slanguttryck och förkortningar (särskilt i extern korrespondens) bestäms separat, beroende på sammanhang och kvaliteter hos korrespondenspartnerna.
• Det är viktigt att informera partnern om mottagandet av hans budskap - det är ett tecken på god smak och en del av affärsetikett, som visar respekt för honom.
• Det ska besvaras så snabbt som möjligt. Om du av någon anledning inte kan svara snabbt, ska partnern bli underrättad om kvittot på hans brev och ange svarstiden. En etisk och bekväm tillfällig paus innan du ger ett svar - 48 timmar efter att du fått meddelandet. Efter denna tid tror personen vanligtvis att meddelandet är förlorat eller ignorerat. En överdriven paus i korrespondens är ofta fylld med risken att förlora en partner och behandlas i affärer som ett brott mot etiska normer.
• I slutet av meddelandet bör du placera kontaktuppgifter som anges i alla bokstäver utan undantag, oavsett fördelningsordning.
• Vid leverans är det viktigt att ägna särskild uppmärksamhet åt sekretessfrågor.

Mer information om företagsetikett finns i följande video.