Subtiliteter av företagskommunikation via telefon

Kunskapen om affärskommunikation är en viktig aspekt av förhandlingar och förlorar i många år inte sin relevans. Intensiteten av företagskommunikation via telefon ökar från år till år. Och med utvecklingen av mobil kommunikation blir det ett av de viktigaste sätten att kommunicera. För att ringa telefonsamtal är det viktigt att känna till detaljerna och reglerna för företagskommunikation.

Telefonen i den moderna världen spelar en viktig roll, eftersom vi med hjälp hjälper oss att kommunicera med våra släktingar, vänner, kollegor, ledning och affärspartner.

Så, under en konversation med en viss folkkrets, tillämpar en person lämpligt kommunikationssätt och, till exempel, kommer aldrig att engagera sig i dialog med sin chef, som med en nära vän. I denna situation används en mer officiell typ av kommunikation.

Affärsetikett bör också användas av anställda som utför opinionsundersökningar, tar emot samtal från kunder eller förhandlar via telefon. Ofta är det framgångsrika telefonsamtal blir nyckeln till bra affärsrelationer. Och även bilden av ett företag kan helt bero på hur anställda kan genomföra intelligenta dialoger via telefon.

För närvarande görs de flesta samtal via mobila enheter. Med hjälp av detta kommunikationsverktyg måste du följa vissa regler.

• Stäng alltid av telefonen eller ställ in den för att vibrera läge vid ett affärsmöte med en klient, i en biograf, vid ett seminarium.
• En mobilenhet är mer mottaglig för ljud än en fast telefon. Därför, i en situation där det är på ett offentligt ställe, är det nödvändigt att göra en personlig konversation utan yttre ingripanden, du kan helt enkelt tala tyst och den andra personen hör dig.

• Placera inte för högt samtal till telefonen. Han kan skrämma andra.
• Försök att tala kortfattat. I närvaro av tredje part ska samtalet inte vara längre än 30 sekunder, annars finns det risk att det ser otroligt ut framför en person. Om det finns giltiga skäl för ett telefonsamtal, till exempel en släkting sjuka eller en stor transaktion, då ska du meddela de som är närvarande om situationen.
• Undvik telefonsamtal under en affärslunch. Om det är ett akut behov av att svara på samtalet, ska du lämna bordet och tala i en mindre trångt plats.

Etiska standarder för kommunikation via telefon är viktiga för företagets effektiva arbete. Kulturen av telefonsamtal är en speciell typ av affärskommunikation. Kunskap om etikettreglerna kommer att bidra till att stärka affärsband och öka lönsamheten i organisationen.

• Det är nödvändigt att hälsa den person med vilken det kommer att bli ett telefonsamtal. Fraser relaterade till tiden på dagen ("God morgon", "God eftermiddag" eller "God kväll") är de mest lämpliga.
• Under ett företagssamtal är det viktigt att övervaka din egen intonation. För att inte pressa samtalet måste du tala snällt och lugnt och undvika onödiga känslor.

• Efter hälsningen rekommenderas att presentera dig själv och ge ditt namn, din position och din organisation.
• Om du ringer en person, bör du alltid förtydliga om det är bekvämt för honom att tala för tillfället.
• Enligt etiska standarder måste du hämta telefonen efter det andra eller tredje samtalet.
• Under konversationen ska du inte röka, äta mat eller dryck.
• Om den som ringer är intresserad av en annan anställd i organisationen, ska konversationen omdirigeras till honom eller aktivera väntfunktionen.
• I en situation där du har fel nummer behöver du, utan att behöva fråga onödiga frågor, be om ursäkt till samtalspartnern och farväl omedelbart.
• Ringa aldrig tidigt på morgonen, under lunchpausen eller före arbetsdagens slut.
• Sekreteraren eller assistenten kan ringa eller svara samtal i stället för chefen.

• Du kan bara ringa en partners eller kundens personnummer om han har gett dig sina kontakter. Men på helger och helgdagar är sådana samtal förbjudna.
• Det finns fall där samtalet avbryts på grund av dålig kommunikation. I den här situationen måste den som ringde först ringa tillbaka.
• Fördröj inte samtalet. Ett långt samtal kan bära samtalspartnern och orsaka vrede. Om kommunikationen är försenad, och syftet med samtalet inte uppnås, kan kunden ringa tillbaka nästa dag eller ordna ett personligt möte.
• Efter slutet av samtalet rekommenderas att tacka samtalspartnern och hövligt säga adjö till honom efter att ha frågat om han hade några frågor. Denna enkla åtgärd kommer att göra samtalet komplett och uppmuntrar till ytterligare samarbete.

Till telefonsamtal bör du noggrant förbereda och utföra ett antal specifika åtgärder. Låt oss i större detalj se över huvudpunkterna.

• Samtalet ska kallas först efter det att en tydlig konversationsplan har upprättats. För att utesluta mindre detaljer kan du göra en grafisk eller schematisk disposition.
• Skriv ner de viktiga frågorna du behöver komma ihåg att fråga under förhandlingsprocessen.
• Förbereda dokument som kan behövas i kommunikationsprocessen (korrespondens, rapporter, kontrakt).

• Kontrollera med förhandsmannen i förväg en bekväm tidsperiod för att ringa.
• För att spela in informationen, förbereda en anteckningsbok eller dagbok.
• Ta reda på den allmänna listan över personer som kommer att delta i samtalet för att kontakta dem med namn och patronymic.
• Innan du ringer upp numret, försök att stämma på ett positivt sätt, så måste ditt emotionella tillstånd naturligtvis orsaka platsen för samtalspartnern.
• Telefonsamtal, överväga kommunikationssäkerheten på kontoret, eftersom värdefull information kan hamna i konkurrenternas händer.

Det finns också punkter som bör uteslutas och inte tillåtas i det kommande telefonsamtalet.

• Inget behov av att diskutera affärssaker med en obekant eller slumpmässig person. Det är bättre att schemalägga ett personligt möte.
• Det rekommenderas inte att kräva ett beslut från en person som inte har befogenhet att göra det eller tror på något annat. Han kan ge samtycke via telefon, även om han kommer att vara motståndare till detta beslut.
• Det är inte nödvändigt att röstförfrågningar, om det inte finns någon säkerhet att samtalaren håller med dig och vill hjälpa.

Telefonens roll i affärskommunikation är dubbelt. Mycket avviker det från brådskande uppgifter som utförs under dagen, men samtidigt påskyndar lösningen av många uppgifter. Det är därför som det är nödvändigt att lära sig principerna för telefonsamtal som bidrar till dess effektivare användning.

Det är mycket viktigt att ha en affärskommunikationsteknik för anställda vars specifika arbete är i telefonsamtal med potentiella kunder. Många företag försöker ta kontakt med den som ringer från de första orden för att göra honom till en riktig kund.

Företagen konkurrerar med olika sätt att locka kunder. Ett viktigt steg i främjandet av tjänster är telefonförsäljning, och därför måste cheferna göra en dialog med kunderna korrekt och taktfullt, annars kommer lönsamma kontrakt att gå till konkurrenter.

Tipsen nedan hjälper dig att uppnå framgång i företagskommunikation via telefon.

• Det rekommenderas att ringa till en person som har gett dig en användbar tjänst. Tacksatser är mycket viktiga för framtida samarbete.
• Smile alltid medan du chattar. Ditt leende och optimism kommer säkert att känna av abonnenten.
• I förhandlingsprocessen försöker du förutse samtalets tanke.
• Uttal aldrig profanitet eller samtalsspråk. Detta strider mot kommunikationskulturen.
• Använd uttryck och termer som kommer att förstås av den som ringer.
• Täck inte handenheten när du pratar parallellt med någon annan. Således respektlöshet för samtalet.
• Förklara din ställning med självsäkerhet och noggrannhet, för att noggrannhet är kungligheten hos kungarna.

• Förhandlingar är viktiga att genomföra snabbt, svara på frågor som ställs utan dröjsmål och invecklade meningar. En paus kan endast motiveras om en specialist är upptagen med att söka efter dokumentation som är nödvändig för förhandlingar. Om pausen var försenad har personen rätt att avbryta kommunikationen.
• I stunder av telefon, verklig eller virtuell kommunikation måste du vara extremt artig. Att skrika och prata i en upphöjd röst anses vara ett brott mot etik.
• Säg adjö till samtalet korrekt, eftersom den skickliga avslutningen av samtalet inte är mindre betydande än huvuddelen av dialogen. Du kan ge den andra personen möjlighet att hänga upp först. Därmed avslutar du konversationen på en vänlig våg.

Givetvis måste du ha bra dikt för lyckad kommunikation via telefon. För att göra ditt tal uttrycksfullt och din röst trevlig, använd lektionerna från följande video.